Mange små virksomheder går ikke konkurs, fordi de taber penge. De går konkurs, fordi pengene kommer på det forkerte tidspunkt. Regnskabet kan vise overskud, mens kontoen er tom på lønningsdagen.
Et likviditetsbudget er det mest direkte værktøj mod den slags overraskelser. Det viser, hvor mange penge der står på kontoen i dag, og hvor mange der står der om en uge, en måned og et halvt år. Her gennemgår vi, hvordan du bygger et, så det faktisk bliver brugt.
Hvorfor overskud og likviditet ikke er det samme
Overskud er forskellen mellem indtægter og udgifter over en periode. Likviditet er de penge, du har til rådighed her og nu. De to hænger sammen, men de følger ikke samme tidsplan.
Forestil dig en virksomhed, der sender en stor faktura i marts. Salget bogføres med det samme og ser fint ud i resultatet. Men kunden har først betalingsfrist i april, og i mellemtiden skal virksomheden betale løn, husleje og leverandører. Overskuddet findes på papiret, men pengene findes ikke på kontoen endnu.
Det er netop her, et likviditetsbudget gør en forskel. Det ser ikke på, hvornår du har tjent pengene, men på hvornår de rent faktisk kommer ind og går ud.
Hvad et likviditetsbudget er
Et likviditetsbudget er en oversigt over de forventede ind- og udbetalinger for en periode, typisk måned for måned og gerne et år frem. Resultatet er en forventet saldo ved udgangen af hver måned.
Det behøver ikke være avanceret. Et regneark med nogle få kolonner er nok for de fleste små virksomheder. Det vigtige er, at du opdaterer det regelmæssigt og tør kigge på tallene, selv når de ikke er rare.
Likviditetsbudgettet er ikke det samme som det budget, du lægger for omsætning og resultat. Det er et supplement, der oversætter dit resultat til faktiske penge på bankkontoen.
Sådan bygger du det trin for trin
Start med den saldo, du har på kontoen i dag. Derefter tilføjer du, hvad der forventes at komme ind, og trækker fra, hvad der forventes at gå ud.
- Indbetalinger: Betalinger fra kunder, tilskud, lån eller anden finansiering og eventuelle andre indtægter. Skriv dem ind i den måned, hvor du realistisk forventer pengene, ikke den måned, hvor fakturaen sendes.
- Udbetalinger: Løn, husleje, leverandører, forsikringer, abonnementer, leasing, afdrag og renter, moms, skat og afgifter samt investeringer og udstyr.
- Saldo: Start-saldo plus indbetalinger minus udbetalinger giver slutsaldoen, som bliver start-saldo for næste måned.
Det er normalt, at tallene i de første måneder er usikre. Skriv dine antagelser ned, fx hvornår du tror, en bestemt kunde betaler, så du senere kan se, hvad der var rigtigt, og hvad der var forkert. Med tiden bliver budgettet mere præcist.
Gå de seneste måneders kontoudtog igennem, så du ikke glemmer faste udgifter, der kun forfalder en gang om kvartalet eller en gang om året.
Husk de poster, der rammer ujævnt
De fleste udgifter er til at forudse. Det er de store engangsbetalinger, der vælter budgettet, fordi de dukker op med måneders mellemrum.
Moms og skat er de klassiske eksempler. Betalingsfrister og afregningsperioder afhænger af din virksomhedsform og din omsætning, så tjek de aktuelle regler og frister hos Skat eller din revisor, og læg dem ind på de rigtige datoer. Det samme gælder feriepenge, pension, A-skat og arbejdsmarkedsbidrag, hvis du har ansatte. Her skal du ligeledes tjekke, hvordan og hvornår beløbene skal indberettes og indbetales.
Sæsonudsving hører også med. Har du en travl sommer og en stille vinter, skal budgettet vise, at pengene fra de gode måneder skal række til de dårlige. Det er nemt at bruge løs i højsæsonen, hvis du ikke kan se, hvad januar og februar kommer til at koste.
Tilføj også årlige udgifter som forsikringer, regnskabsafslutning, licenser og kontingenter. Små beløb hver for sig kan til sammen give en ubehagelig måned, hvis du ikke har set dem komme.
Vær realistisk om, hvornår kunderne betaler
Det er den hyppigste fejl i et likviditetsbudget: at man regner med, at kunderne betaler til tiden. Det gør de sjældent alle sammen.
Kig på dine egne erfaringer. Hvor lang tid går der i gennemsnit fra faktura til betaling hos dine kunder? Hvem betaler altid sent? Brug de faktiske tal, ikke betalingsfristen, når du lægger indbetalingerne ind.
Du kan også påvirke tidspunktet. Send fakturaer samme dag, som opgaven er løst. Aftal kortere betalingsfrister, eller bed om acontobetaling ved større opgaver. Følg op hurtigt, når en faktura er forfalden, og gør det til en fast rutine, ikke noget du gør, når der er tid. Ved du, at en enkelt stor kunde står for en stor del af din omsætning, bør du regne ekstra forsigtigt med deres betaling, for det er dér en forsinkelse får størst effekt.
Vækst er en anden faldgrube. Når du får flere kunder, skal du ofte købe materialer, ansætte folk eller investere i udstyr, før pengene fra de nye kunder kommer ind. En virksomhed kan derfor have flere ordrer end nogensinde og alligevel mangle penge. Lav derfor altid et budget, før du siger ja til en stor opgave eller en større investering, så du ved, om kassen kan bære det.
Lav flere scenarier og byg en buffer
Et budget er en forventning, ikke en garanti. Derfor er det klogt at lave mindst to versioner: en realistisk og en forsigtig.
I den forsigtige version regner du med, at en eller to store kunder betaler en måned senere end ventet, eller at omsætningen bliver lavere end planlagt. Så kan du se, hvornår saldoen kommer farligt tæt på nul, og hvor længe du kan klare dig, hvis det går skævt.
Brug det til at fastsætte en buffer. Mange vælger, at kontoen aldrig må falde under et beløb, der dækker et par måneders faste udgifter. Hvor stor bufferen skal være for netop din virksomhed, afhænger af branche, sæsonudsving og hvor stabile dine indtægter er. Tal gerne med din revisor om, hvad der er rimeligt.
Brug budgettet løbende
Et likviditetsbudget, der kun bliver lavet én gang, er hurtigt forældet. Sæt tid af i kalenderen, fx en gang om ugen eller hver anden uge, hvor du sammenligner budgettet med virkeligheden.
Se på afvigelserne. Kom en stor betaling senere end forventet? Var en udgift større end budgetteret? Ret tallene til, og rul budgettet en måned frem, så du altid kigger et fast stykke ind i fremtiden.
Hold også øje med tidlige advarselssignaler: kunder, der betaler stadig senere, en saldo der gradvist daler, eller at du oftere end før udnytter kassekreditten. Det er ikke i sig selv farligt, men det er tegn på, at du bør handle, mens du stadig har handlemuligheder.
Hvis pengene bliver knappe
Reagér tidligt. Kontakt de kunder, der skylder dig penge. Tal med dine leverandører om en aftale om delbetaling eller udsættelse, før fristen er overskredet. Kontakt banken, mens du stadig har en god dialog, ikke når kontoen allerede er overtrukket. Og hvis situationen er alvorlig, så tal med en revisor eller en advokat om dine muligheder og pligter. Hvis virksomhedens økonomi bliver så presset, at du ikke kan betale dine forpligtelser, er der regler, du skal kende, og her er professionel rådgivning vigtig.
Kort sagt
Et likviditetsbudget giver dig overblik over, hvornår pengene kommer og går, og det gør dig i stand til at handle, før der opstår problemer. Start med dagens saldo, indtast forventede ind- og udbetalinger måned for måned, husk moms, skat og andre ujævne poster, og vær ærlig om kundernes betalingstid. Lav en forsigtig udgave ved siden af, og opdatér budgettet jævnligt. Tjek de aktuelle regler og frister hos Skat eller din revisor.
