Mange ejerledere kender deres omsætning på rygraden, men er mere usikre på, hvad der egentlig er tilbage, når regningerne er betalt. Omsætningen kan stige, mens kassen alligevel bliver tom. Det er sjældent fordi regnskabet er forkert, men fordi det kun fortæller en del af historien.
Nøgletal er en genvej til resten. Det er få, enkle tal, som du regner ud af dit regnskab og din bogføring, og som viser, om virksomheden tjener penge, kan betale sine regninger og står stærkt nok til at klare modgang. Her gennemgår vi de fire, de fleste ejerledere har mest gavn af, og hvordan du bruger dem i praksis.
Hvorfor nøgletal er mere end pæne procenter
Et nøgletal sætter to tal i forhold til hinanden. Det gør det muligt at sammenligne dig selv med sidste år, med sidste kvartal og med dine egne mål, selv om virksomheden er vokset eller skrumpet imellem. Et overskud på en halv million siger ikke meget, før du ved, hvor meget omsætning, der skulle til for at skabe det.
Pointen er at bruge nøgletallene som advarselslamper og styringsværktøj, ikke som pynt til bestyrelsesmødet. Du behøver ikke en finansanalytiker. Du behøver et regnskabsprogram, der er ajour, og en vane med at kigge på tallene på faste tidspunkter.
Et enkelt råd, før vi går i gang: der findes ikke ét rigtigt niveau for et nøgletal. Hvad der er sundt for en håndværker med lav kapitalbinding, ser anderledes ud for en grossist med stort lager. Brug derfor dine egne tal over tid som det vigtigste sammenligningsgrundlag, og spørg din revisor, hvad der er normalt i netop din branche.
Dækningsbidrag og dækningsgrad
Dækningsbidraget er det beløb, der er tilbage af omsætningen, når du har trukket de omkostninger fra, der stiger og falder med salget. Det kan være råvarer, indkøb af varer til videresalg, fragt eller underleverandører. Det, der er tilbage, skal dække virksomhedens faste omkostninger som husleje, løn og forsikringer, og det, der så er tilbage, er dit overskud.
Dækningsgraden udtrykker det samme i procent af omsætningen. Hvis du kender din dækningsgrad, kan du hurtigt regne på, hvad en ekstra ordre er værd, og hvor meget du skal sælge, før virksomheden går i nul. Det kaldes break even, og det er et af de mest nyttige tal, du kan have i baghovedet, når du prissætter eller overvejer en ny medarbejder.
Sådan bruger du det
Regn dækningsbidraget ud pr. produkt, ydelse eller kundegruppe, hvis du kan. Det afslører ofte, at nogle af de ting, der fylder mest i omsætningen, bidrager mindst til bundlinjen. Falder dækningsgraden over tid, er det et tegn på, at dine indkøbspriser er steget, uden at du har fulgt med i dine salgspriser, eller at du giver for store rabatter.
Overskudsgrad: hvad bliver der tilbage?
Overskudsgraden viser, hvor stor en del af omsætningen der ender som resultat, før eller efter renter og skat, afhængigt af hvordan du definerer den. Vælg én definition, og hold fast i den, så tallene kan sammenlignes fra år til år.
Overskudsgraden er et godt tal at følge, fordi den også fanger de faste omkostninger, som dækningsbidraget ikke viser. En virksomhed kan have en flot dækningsgrad og alligevel en lav overskudsgrad, hvis lokaler, lønninger og administration æder for meget. Stiger omsætningen, men overskudsgraden falder, er du i praksis ved at købe omsætning, du ikke tjener på.
Likviditet: kan du betale regningerne?
Likviditet handler om, hvorvidt du har penge nok til at betale det, du skylder, når det forfalder. En virksomhed kan være rentabel på papiret og alligevel gå konkurs, fordi pengene kommer for sent ind.
Det enkleste likviditetstal er det, du ser på kontoen: hvor mange penge har du i dag, og hvad skal ud inden for de næste uger? Mange ejerledere har gavn af en rullende oversigt over forventede ind- og udbetalinger, et likviditetsbudget, der kigger tre måneder frem.
Derudover kan du regne likviditetsgraden ud. Den sætter virksomhedens omsætningsaktiver, altså kontanter, tilgodehavender og lager, i forhold til den kortfristede gæld. Jo højere tallet er, desto bedre er du dækket ind, hvis alle kreditorer skulle have penge samtidig. Husk, at lager kan være svært at omsætte til kontanter hurtigt, så se også på, hvor stor en del af tallet der er lager.
Moms og skat forfalder på bestemte datoer. Sæt dem ind i dit likviditetsbudget fra starten, så de ikke kommer bag på dig.
Debitordage: hvor lang tid går der, før kunderne betaler?
Debitordage fortæller, hvor mange dage der i gennemsnit går fra du sender en faktura, til pengene lander hos dig. Du regner det groft ud ved at dividere dine tilgodehavender fra kunder med omsætningen og gange med antallet af dage i perioden. Sørg for, at begge tal er opgjort på samme måde, så du enten bruger beløb med moms på begge eller uden moms på begge.
Det vigtige er at sammenligne tallet med de betalingsbetingelser, du faktisk giver. Har du 14 dages betaling på dine fakturaer, men dit tal viser langt flere dage, er der et hul mellem aftale og virkelighed. Det hul er en gratis kredit, du giver dine kunder, og den finansierer du selv.
Sådan får du tallet ned
Send fakturaen med det samme, og skriv betalingsfristen tydeligt. Følg op på forfaldne fakturaer, før de bliver gamle. Overvej, om kunder, der gentagne gange betaler sent, skal have kortere frist eller betaling forud. Det er ikke uhøfligt at passe på sin likviditet.
Det er også værd at kigge på kreditordage, altså hvor længe du selv venter med at betale leverandørerne. Her gælder det om at holde aftaler og undgå at strække dem så langt, at du skader forholdet til dem, du er afhængig af.
Soliditet: hvor meget kan virksomheden tåle?
Soliditetsgraden viser, hvor stor en del af virksomhedens aktiver der er finansieret af egenkapitalen, og ikke af gæld. Du finder den ved at dividere egenkapitalen med de samlede aktiver. Jo højere, desto mindre afhængig er du af banker og kreditorer, og jo mere kan du tåle et dårligt år.
Banker og kreditforsikringsselskaber kigger ofte på soliditeten, når de vurderer din virksomhed, så det er et tal, du med fordel kender, før de spørger. Falder soliditeten år efter år, er det et signal om, at du enten taber penge eller trækker mere ud, end virksomheden tjener.
Soliditet og likviditet hænger sammen, men er ikke det samme. En solid virksomhed kan have likviditetsproblemer, fordi pengene er bundet i lager eller udestående fakturaer. Og en virksomhed med meget kontanter kan have lav soliditet, hvis pengene i virkeligheden er lånt.
Sådan bruger du nøgletallene i hverdagen
Tallene er kun nyttige, hvis du kigger på dem jævnligt. Mange ejerledere nøjes med at se dem, når revisoren sender årsregnskabet, og så er det for sent at handle. Gør i stedet nøgletallene til en fast del af månedens eller kvartalets rutine.
- Beregn de samme nøgletal på samme måde hver gang, så du kan se udviklingen.
- Sæt dem op ved siden af hinanden. Ét tal fortæller sjældent noget alene.
- Skriv en enkelt sætning om, hvad der har ændret sig, og hvorfor.
- Beslut én handling, hvis et tal bevæger sig i den forkerte retning.
Mange regnskabsprogrammer kan udregne flere af tallene automatisk. Er dine bilag og bankafstemninger ikke ajour, bliver nøgletallene dog misvisende. Så start med at få bogføringen på plads. Din revisor eller bogholder kan hjælpe med at vælge de nøgletal, der giver mest mening i din branche, og med at tolke dem, hvis noget ser mærkeligt ud.
Kort sagt
Dækningsbidraget viser, hvad dine produkter og ydelser tjener. Overskudsgraden viser, hvad der er tilbage efter de faste omkostninger. Likviditeten og debitordagene viser, om du kan betale regningerne, og soliditeten viser, hvor meget virksomheden kan tåle. Brug dem sammen, følg dem over tid, og sammenlign først og fremmest med dig selv. Har du brug for hjælp til at vælge og tolke tallene, så tag fat i din revisor.
