Mange ejerledere kender følelsen: Kalenderen er fyldt, og der er en bunke opgaver, som kun du kan løse. Alligevel bruger du tid på ting, som en medarbejder sagtens kunne tage sig af. Det gælder ofte opgaver, du selv startede med at løse, da virksomheden var lille, og som du aldrig fik givet videre.
Delegering handler om at flytte ansvar for en opgave til en anden, så du får tid til det, der kræver dig, og så medarbejderen får mulighed for at vokse. Det lyder enkelt, men i praksis gør mange ledere det for lidt eller for dårligt. Her får du en gennemgang af, hvorfor det sker, og hvordan du kan komme i gang uden at sætte kvaliteten over styr.
Hvad er delegering?
Delegering er, at du overdrager ansvaret for en afgrænset opgave eller et resultat til en medarbejder, og at du giver vedkommende den nødvendige frihed og de nødvendige oplysninger til at løse den. Det er noget andet end at aflevere en opgave, du ikke gider. Og det er noget andet end blot at give en medarbejder en opgave, hvor du fortsat bestemmer hvert enkelt skridt.
Forskellen ligger i ansvaret. Når du uddelegerer, flytter du ansvaret for, hvordan opgaven løses, men du beholder det overordnede ansvar som leder. Det betyder, at du stadig skal sikre, at rammerne er klare, og at du følger op. Men du blander dig ikke i detaljerne, medmindre noget går galt.
Hvorfor gør mange ledere det for lidt?
Der er flere forklaringer, og de fleste handler om følelser mere end om fornuft.
Den første er tanken om, at man selv gør det hurtigere og bedre. Det er ofte rigtigt, i hvert fald første gang. Men hvis du sammenligner din egen tid med den tid, det tager at lære en anden op, glemmer du, at forskellen forsvinder, når medarbejderen har prøvet opgaven nogle gange. Du betaler for en bedre løsning i dag med en dårligere kalender i morgen.
Den anden er frygten for at miste kontrollen. Især i ejerledede virksomheder, hvor lederen har bygget alt op fra bunden, føles det personligt, når andre skal løse opgaver, der påvirker kunderne eller økonomien. Det er forståeligt, men det betyder også, at virksomheden bliver afhængig af dig, og at den ikke kan vokse ud over din egen arbejdskapacitet.
Den tredje er en tidligere dårlig oplevelse. Måske gav du en opgave videre, og den blev løst dårligt. Her er det værd at spørge, om fejlen lå hos medarbejderen eller i den måde, opgaven blev givet på. Ofte er det sidste tilfældet.
Endelig er der de ledere, der ikke vil belaste medarbejderne. De tænker, at alle allerede har nok at se til. Men det kan også være en måde at undervurdere medarbejderne på. Mange vil gerne have mere ansvar, hvis de får tid og støtte til det.
Hvad det koster, når du ikke delegerer
Hvis du ikke giver opgaver fra dig, bliver du selv flaskehalsen. Beslutninger venter på dig, og medarbejdere kan ikke komme videre, før du har kigget på tingene. Du bruger tiden på det daglige og får ikke tænkt langsigtet: hvordan virksomheden udvikler sig, hvilke kunder du skal have fat i, og hvordan økonomien ser ud om et år.
Det koster også på medarbejdersiden. Dygtige medarbejdere, der ikke får lov til at tage ansvar, mister motivationen og søger nye udfordringer andre steder. Og for dig selv kan det blive til stress og et arbejdsliv, hvor du aldrig rigtig kan holde fri, fordi alt afhænger af dig.
Sådan vælger du, hvad du skal give væk
Du skal ikke uddelegere alt. Nogle opgaver hører til hos dig, og andre bør komme væk fra dit bord. Brug et par enkle spørgsmål til at sortere:
- Er det en opgave, som andre kan løse i hvert fald næsten lige så godt som dig?
- Gentager den sig, så en investering i oplæring kan betale sig?
- Tager den tid, som du kunne bruge på noget, der kun kan løses af dig?
- Er det en opgave, der kan give en medarbejder mulighed for at udvikle sig?
Hvis du kan svare ja på flere af dem, er opgaven en god kandidat. Strategiske beslutninger, afgørende kunderelationer og personalesager vil ofte blive hos dig. Men selv her kan dele af forarbejdet ligge hos andre.
Start gerne med de opgaver, hvor en fejl ikke har store konsekvenser. Det gør det lettere at give slip, og medarbejderen får mulighed for at øve sig uden for meget pres. Det kan være at forberede materiale til et møde, holde styr på leverandøraftaler eller besvare faste henvendelser fra kunder.
Sådan vælger du den rigtige person
Overvej, hvem der har lyst til og forudsætninger for opgaven. Det er ikke altid den mest erfarne, der er den bedste kandidat. En medarbejder, der er nysgerrig og ønsker mere ansvar, kan hurtigt blive god, hvis vedkommende får støtte. Hør medarbejderen, inden du beslutter dig. Spørg, om vedkommende har interesse og kapacitet, og lyt til svaret.
Husk også at tage højde for arbejdsbyrden. Hvis du lægger en ny opgave oveni et i forvejen fyldt skema, risikerer du at skabe stress og dårlige resultater. Aftal, hvad der kan træde i baggrunden, så opgaven ikke bare bliver en tilføjelse.
Sådan giver du opgaven fra dig
Mange delegeringer går galt, ikke fordi medarbejderen er uduelig, men fordi opgaven er givet dårligt fra. En sætning som “Kan du ikke lige tage dig af det her?” efterlader for mange spørgsmål.
Beskriv resultatet og rammerne
Forklar, hvad der skal opnås, og hvorfor det er vigtigt. Sig, hvornår det skal være færdigt, hvilke ressourcer der er til rådighed, og hvor stor en frihed medarbejderen har. Kan vedkommende træffe beslutninger selv, eller skal du godkende bestemte punkter? Jo klarere du er, jo mindre risiko er der for misforståelser.
Aftal opfølgning på forhånd
Aftal, hvornår og hvordan I følger op. Det kan være et kort møde midtvejs eller en besked, når et bestemt delmål er nået. På den måde slipper du for at gå rundt og spørge, og medarbejderen slipper for følelsen af at blive overvåget.
Giv plads til at gøre det anderledes
Medarbejderen vil sandsynligvis løse opgaven på en anden måde, end du ville. Så længe resultatet lever op til det aftalte, er det i orden. Spørg dig selv, om forskellen virkelig betyder noget, eller om det blot er en vane, du selv har.
Når det går galt
Der vil komme fejl. Det er en del af processen, og det er bedre at opdage dem tidligt på mindre opgaver end sent på store. Hvis noget går skævt, så tag en rolig samtale om, hvad der skete, og hvad I kan lære af det. Undgå at tage opgaven tilbage, med mindre det er nødvendigt, for så lærer medarbejderen, at ansvaret kun er til låns.
Hold øje med din egen tendens til at gribe ind. Det kan være fristende at rette en tekst, hvis du lige havde en bedre formulering, men hver gang du gør det, signalerer du, at opgaven ikke rigtig er overladt til medarbejderen. Giv i stedet feedback, så vedkommende selv kan rette. Det tager længere tid i starten, men det betaler sig.
Sådan kommer du i gang
Tag fat i en enkelt opgave i denne uge. Vælg noget, du selv gør regelmæssigt, og som en medarbejder kan løse. Skriv ned, hvad resultatet skal være, hvad rammerne er, og hvornår I følger op. Tal med medarbejderen om det, og hør, hvad vedkommende har brug for.
Gør derefter det samme med en ny opgave hver måned. Efter et halvt år har du frigjort tid, og du kan se, hvilke medarbejdere der er klar til mere ansvar. Delegering er en vane, der skal trænes, og den bliver lettere, jo oftere du bruger den.
