Kunstig intelligens fylder i næsten alle erhvervsmedier, og mange ejerledere har fået tilbud om at “komme i gang med AI”. Men for en virksomhed med ti, tyve eller halvtreds medarbejdere er spørgsmålet ikke, om teknologien findes. Det er, hvor den faktisk kan spare tid eller forbedre kvaliteten uden at give nye problemer.
Her får du en jordnær guide til, hvad kunstig intelligens kan bruges til i en mindre virksomhed, hvor det er smart at starte, og hvad du skal være opmærksom på undervejs.
Hvad kunstig intelligens er i praksis
I daglig tale dækker begrebet over software, der kan genkende mønstre, forstå og skrive tekst, sortere data eller komme med forslag. De fleste møder det som såkaldte sprogmodeller, hvor man skriver en opgave i almindeligt sprog og får et svar tilbage. Men kunstig intelligens findes også som indbygget funktion i værktøjer, du allerede bruger, for eksempel i regnskabsprogrammer, mailsystemer og kundeopfølgning.
Det vigtigste at forstå er, at disse systemer ikke ved, hvad der er sandt. De producerer et sandsynligt svar ud fra de data, de er trænet på. Det kan være meget brugbart, men også forkert, og det kan lyde sikkert, selv når det tager fejl. Derfor skal en medarbejder altid kontrollere resultatet, før det bruges.
Det betyder også, at du ikke behøver at være teknisk for at tage et godt valg. Du kender din virksomhed og dine kunder bedre end nogen leverandør. Den viden er det vigtigste udgangspunkt, når du skal vurdere, om et forslag giver mening. Hvis en leverandør ikke kan forklare, hvilket konkret problem løsningen løser hos dig, er det et tegn på, at du skal vente.
Start med problemet, ikke teknologien
Det mest almindelige fejlskud er at købe et værktøj og derefter lede efter noget at bruge det til. Vend det om. Find først ud af, hvor tiden går, eller hvor der opstår fejl.
Spørg dig selv og dine medarbejdere: Hvilke opgaver er gentagne og kedelige? Hvor skriver vi de samme ting igen og igen? Hvor bruger vi timer på at samle information, som egentlig burde være let at finde? Svarene giver dig en liste over kandidater, og de bedste er normalt dem, hvor opgaven er klar, resultatet er let at kontrollere, og fejl ikke har store konsekvenser.
Hvor giver det mening at starte?
Der er flere områder, hvor mindre virksomheder typisk kan få hurtig gavn af kunstig intelligens. Du behøver ikke gøre alle på én gang. Vælg ét.
Tekst og kommunikation
Mange bruger tid på at skrive mails, tilbud, opslag til sociale medier og beskrivelser. En sprogmodel kan lave et første udkast, omskrive en tekst til et andet tonefald eller kondensere et langt dokument. Du skal stadig læse og rette, men starten går hurtigere, og det er ofte nok til at spare en betydelig mængde tid.
Salg og tilbud
Når du skal lave tilbud, kan en sprogmodel hjælpe med at strukturere indholdet, foreslå formuleringer og sikre, at intet er glemt. Den kan også hjælpe med at forberede et møde ved at samle de vigtigste punkter om en kunde. Priser, vilkår og leveringsbetingelser skal du selv have styr på, for de må aldrig bygge på et gæt fra et program.
Kundeservice
Hvis I får de samme spørgsmål igen og igen, kan et system hjælpe med at udarbejde svarforslag eller besvare enkle henvendelser. Her bør en medarbejder kunne gribe ind, og kunden skal ikke føle, at vedkommende er havnet i en blindgyde.
Administration og økonomi
Kunstig intelligens kan hjælpe med at sortere bilag, læse fakturaer, lave referater af møder og samle information fra dokumenter. Mange regnskabsprogrammer har allerede funktioner på området. Brug dem med omtanke, og lad din revisor eller bogholder kontrollere, at bogføringen fortsat opfylder de gældende krav.
Analyse og overblik
Et værktøj kan hjælpe dig med at finde mønstre i salgstal, kundehenvendelser eller svar på en spørgeskemaundersøgelse. Det giver især værdi, hvis du har data liggende, men aldrig får tid til at kigge på dem.
Intern viden
I mange virksomheder sidder viden i få hoveder. Du kan bruge kunstig intelligens til at søge i interne dokumenter, procedurer og tidligere tilbud, så nye medarbejdere hurtigere finder svar.
Vælg værktøjer med omtanke
Markedet er stort, og nye løsninger dukker op hele tiden. Det er fristende at prøve dem alle, men det skaber mest af alt rod. Start med de værktøjer, du allerede har. Mange af de programmer, din virksomhed bruger i forvejen, har fået indbyggede funktioner, og dem kender medarbejderne i forvejen.
Når du overvejer noget nyt, så spørg: Hvor ligger vores data henne? Kan vi slette dem igen? Hvad sker der, hvis udbyderen ændrer vilkår eller lukker? Og kan vi komme ud af aftalen uden at miste noget vigtigt? Det er spørgsmål, som er nemmere at stille inden købet end bagefter. Få eventuelt en kyndig person til at læse vilkårene igennem, hvis de er uklare.
Hvad du skal passe på
Teknologien er nem at tage i brug og nem at bruge forkert. Der er især tre ting, du skal have styr på, før du lader dine medarbejdere gå i gang.
Persondata og fortrolige oplysninger
Når du skriver oplysninger ind i et eksternt værktøj, forlader de din virksomhed. Det gælder kundedata, medarbejderoplysninger og forretningshemmeligheder. Reglerne om databeskyttelse gælder også her, og du skal kunne redegøre for, hvad der sker med oplysningerne. Læs udbyderens vilkår, find ud af, om dine data bruges til at træne systemet, og få rådgivning fra Datatilsynet eller en advokat, hvis du er i tvivl.
Kvalitet og ansvar
Du er ansvarlig for det, din virksomhed leverer, uanset om en medarbejder eller et program har skrevet det. Fejl, opdigtede kilder og unøjagtige tal er velkendte problemer. Indfør derfor en fast regel om, at alt, der går til kunder eller myndigheder, bliver læst og godkendt af et menneske.
Regler og krav
EU har indført regler for brug af kunstig intelligens, og de ændrer sig og bliver indfaset over tid. Hvor meget det betyder for din virksomhed, afhænger af, hvordan du bruger teknologien. Tjek de aktuelle krav hos Erhvervsstyrelsen eller få rådgivning, især hvis du bruger kunstig intelligens til beslutninger, der påvirker mennesker, for eksempel ved ansættelser.
Sådan prøver du af i det små
Du behøver ikke en stor strategi for at begynde. En enkel fremgangsmåde kan se sådan ud:
- Vælg én konkret opgave, hvor du vil spare tid eller forbedre kvaliteten.
- Udpeg en eller to medarbejdere, der prøver værktøjet i fx en måned.
- Mål før og efter, for eksempel hvor lang tid opgaven tog, og hvor mange rettelser der var nødvendige.
- Afgør herefter, om I fortsætter, justerer eller stopper.
Det vigtigste er, at forsøget er afgrænset, og at I lærer af det. Hvis det ikke virker, har du ikke tabt meget. Hvis det virker, har du et konkret grundlag for næste skridt.
Involvér medarbejderne
Nogle medarbejdere er nysgerrige, andre bekymrede for, om de bliver erstattet. Tag begge reaktioner alvorligt. Fortæl åbent, hvorfor du vil afprøve teknologien, og hvad formålet er. Hvis målet er at fjerne kedelige opgaver, så sig det, og lad medarbejderne være med til at pege på, hvor det gør mest nytte.
Giv også tid til at lære. Et værktøj bliver først brugbart, når folk ved, hvordan de skal bede om det, de har brug for, og hvordan de vurderer resultatet. Lav gerne en kort, fælles aftale om, hvad der må bruges til hvad, og hvilke oplysninger der aldrig må skrives ind.
Hvad det koster, og hvad det giver
Mange værktøjer har en lav indgangspris eller en gratis version, men det er ikke den eneste omkostning. Tid til oplæring, kontrol af resultater og udarbejdelse af retningslinjer skal også regnes med. Gratis versioner har desuden ofte vilkår, der gør dem uegnede til fortrolige oplysninger.
Vurder derfor gevinsten realistisk. Spar du reelt tid, som kan bruges på noget mere værdifuldt, eller flytter du bare arbejdet fra at skrive til at rette? Det er ikke altid åbenlyst på forhånd, og det er netop derfor, et lille forsøg er en god idé.
Sådan kommer du i gang
Begynd med at skrive tre til fem opgaver ned, der tager meget tid og er nogenlunde ens fra gang til gang. Vælg den, hvor en fejl er mindst farlig. Aftal enkle regler for brug af fortrolige oplysninger, og afprøv et værktøj i en afgrænset periode. Hold en kort evaluering til sidst, og gå først videre, når du har set en gevinst, du kan forklare.
Kunstig intelligens er hverken en genvej eller en trussel, men et værktøj, der kræver, at du ved, hvad du vil bruge det til.
