Mange ejerledere bruger uger på at finde den rigtige kandidat og går derefter tilbage til den daglige drift, så snart kontrakten er underskrevet. Den nye medarbejder får en computer, en stol og en hurtig rundvisning, og så må vedkommende klare resten selv.
Det er en dyr måde at spare tid på. De første måneder afgør, om en ny kollega forstår opgaven, finder sig til rette og bliver. Med en enkel plan for de første 90 dage kan du få langt mere ud af ansættelsen, også selv om du ikke har en HR-afdeling.
Hvorfor de første 90 dage tæller
I de første måneder danner den nye medarbejder sig et billede af virksomheden: hvordan der tales sammen, hvad der forventes, og om det er trygt at stille spørgsmål. Samtidig danner du og kollegerne et billede af den nye. Begge billeder er svære at ændre bagefter.
I en mindre virksomhed er der desuden færre til at fange det, der går galt. Er der ingen, der har tid til at forklare, hvordan tingene fungerer, bruger den nye energi på at gætte. Det koster tid, giver fejl og kan i værste fald ende med en opsigelse inden for det første år, hvor du står med en ny rekruttering fra bunden.
Forbered dig, før den første arbejdsdag
Onboarding begynder, når kandidaten siger ja, ikke på første dag. Perioden mellem aftale og start er ofte glemt, men her kan du skabe tryghed med meget små midler.
Send en kort mail med praktiske oplysninger: mødetid, adresse, parkering, hvem der tager imod, og hvad dagen indeholder. Sørg for, at udstyr, adgange og login er klar, så den nye ikke bruger første uge på at vente på en adgangskode. Fortæl kollegerne, hvem der starter, og hvad vedkommende skal lave, så ingen bliver overrasket.
Tjek også, at ansættelseskontrakten er på plads, og at de formelle ting er håndteret. Har du spørgsmål til, hvad en ansættelsesaftale skal indeholde, eller hvordan en prøvetid fungerer, så tjek de aktuelle regler hos for eksempel din arbejdsgiverforening, en advokat eller på Virk.dk.
Den første dag og den første uge
Første dag skal handle om at ankomme, ikke om at blive proppet med information. Tag selv imod, vis rundt, og præsentér den nye for kollegerne. Aftal gerne en fælles frokost, så den nye ikke sidder alene med sin madpakke.
Giv derefter et overblik over, hvad virksomheden laver, hvem kunderne er, og hvordan den nye medarbejders opgaver bidrager. Det giver mening at starte med helheden, før detaljerne kommer.
Udpeg en makker
Peg på en kollega, som den nye kan spørge om det små: hvor ligger tingene, hvordan bestiller man kaffe, hvem skal man ringe til, når printeren driller. Det er de spørgsmål, mange ikke vil bruge din tid på. En fast makker gør det nemt at spørge, og du aflaster dig selv.
Lav en plan for ugen
Skriv en enkel plan for de første fem arbejdsdage med møder, introduktioner og opgaver. Hold den realistisk. Det er bedre, at den nye får tid til at sætte sig ind i tingene, end at kalenderen er fyldt fra morgen til aften.
De første 30 dage: forstå rollen og spillereglerne
I den første måned er målet, at den nye forstår sin rolle, kender de vigtigste arbejdsgange og har mødt de personer, vedkommende skal samarbejde med. Her skal forventningerne gøres tydelige.
Sæt dig ned og gennemgå, hvad der er vigtigst i stillingen, og hvordan du vil måle, om det går den rigtige vej. Undgå uklare formuleringer som “du skal bare finde dig til rette”. Sig i stedet, hvad du gerne vil se efter 30, 60 og 90 dage. Det kan for eksempel være, at den nye kan håndtere en bestemt type kundehenvendelser selvstændigt, eller at vedkommende kender virksomhedens vigtigste kunder.
Hold en kort samtale hver uge i den første måned. Spørg, hvad der er gået godt, hvad der har været uklart, og hvad den nye har brug for. Tyve minutter er ofte nok, men det skal ligge fast i kalenderen og ikke aflyses, hver gang der er travlt.
Sørg også for, at oplæringen ikke kun bygger på, at kolleger fortæller og viser. Når viden kun findes i hovedet på dem, der har været der længe, bliver den nye afhængig af deres tid og humør. Skriv de vigtigste procedurer ned i korte, enkle beskrivelser, og lad gerne den nye supplere dem undervejs. Vedkommende ser nemlig tingene med friske øjne og opdager hurtigt, hvad der er uklart eller forældet.
Dag 30 til 60: giv ansvar og prøv af
Når grundlaget er på plads, skal den nye have lov at arbejde mere selvstændigt. Giv et afgrænset ansvar, hvor vedkommende kan levere noget konkret, og hvor en fejl ikke vælter virksomheden. Det kan være en mindre kundeopgave, et internt projekt eller ansvaret for en fast rutine.
Her viser det sig, om den nye har fået det, vedkommende har brug for. Mangler der viden eller adgang til noget, så er det nu, du finder ud af det. Vær klar til at justere, både i oplæringen og i dine forventninger.
Husk også at give feedback undervejs. Anerkend det, der fungerer, og sig det direkte, hvis noget skal gøres anderledes. Mange nye medarbejdere venter på tilbagemelding og tolker stilhed som utilfredshed.
Dag 60 til 90: følg op og kig fremad
I den sidste del af perioden skifter fokus fra at lære til at levere. Den nye skal have lov at vise, hvad vedkommende kan, og du skal være tydelig om, hvordan det går.
Planlæg en samtale omkring de 90 dage. Gå tilbage til de mål, I satte i starten, og tal om, hvad der er nået. Spørg også den nye, hvordan oplevelsen har været: Var informationen tilstrækkelig? Hvad manglede? Hvad skulle du gøre anderledes med den næste, der starter? Svarene er guld værd, når du selv skal forbedre forløbet.
Brug samtalen til at tale om det videre forløb. Hvilke opgaver skal den nye overtage, og er der behov for kurser eller sparring? Er der en prøvetid, så hold dig til de regler og frister, der gælder i din ansættelsesaftale og for området generelt, og få råd, hvis du er i tvivl.
Din egen rolle som leder
Det er nemt at tro, at onboarding er noget, man uddelegerer. I virkeligheden er det dig, der sætter retningen. Du behøver ikke gøre det hele selv, men du skal være synlig og tilgængelig.
Afsæt tid i kalenderen, før den nye starter. Hvis du ved, at de første to uger bliver ekstra travle, så udskyd opstartsdatoen frem for at lade den nye stå alene. Vis også, at det er i orden at stille spørgsmål og begå fejl i starten. Det er det, der gør, at den nye tør sige til, når noget er uklart.
Typiske fejl og hvordan du undgår dem
Den mest almindelige fejl er, at ingen har ansvaret. Når alle tænker, at en anden tager sig af den nye, ender det med, at ingen gør det. Udpeg derfor en tydelig ansvarlig, typisk dig selv eller den nærmeste leder.
En anden fejl er at give for meget på én gang. En ny medarbejder kan ikke bruge femten nye systemer og tyve nye navne i løbet af de første dage. Fordel det over tid, og skriv det vigtigste ned, så det kan slås op senere.
Den tredje fejl er at glemme at spørge. Hvis du ikke taler med den nye om oplevelsen, opdager du først problemerne, når vedkommende siger op. En kort, fast samtale hver uge fanger det meste.
Den fjerde fejl er at lade onboarding stoppe efter første uge. Mange virksomheder er gode til de første dage og glemmer så resten. Men det er som regel i uge fem eller seks, at de svære spørgsmål dukker op, og at den nye begynder at mærke, hvad der egentlig forventes. Hold derfor fast i planen hele vejen, også når hverdagen presser på.
En god onboarding er også en investering i dit omdømme. Medarbejdere, der har haft en god start, fortæller det videre til venner og tidligere kolleger. Det gør det lettere at rekruttere næste gang, og det er en fordel i en mindre virksomhed, hvor man ikke har samme kendskab som de store arbejdspladser.
Kort sagt
Et godt forløb behøver ikke være avanceret. Forbered dig før start, tag godt imod, gør forventningerne tydelige, giv gradvist mere ansvar, og følg op efter 90 dage. Skriv planen ned én gang, så kan du bruge den igen, hver gang der kommer en ny kollega. Så bliver tiden, du bruger, til en investering frem for en udgift.
