Stress er ikke en svaghed hos den enkelte, og det er ikke noget, man bare kan “tage sig sammen” over. Det er en tilstand, der opstår, når kravene over længere tid overstiger de ressourcer, man har til at håndtere dem. I en lille virksomhed kan det ramme hårdt, fordi der ofte er få til at tage over, når en nøglemedarbejder falder fra.
Som ejer eller leder har du et ansvar for at forebygge stress og for at handle, når du ser tegn på det. Her får du et overblik over, hvad stress er, hvordan du kan genkende det, og hvad du konkret kan gøre.
Hvad er stress, og hvornår er det et problem?
Alle oplever pres i perioder. En deadline, en travl sæson eller en ny kunde kan give et midlertidigt højt tempo, som de fleste håndterer fint, så længe der bagefter er mulighed for at lande igen. Det er ikke i sig selv farligt.
Problemet opstår, når presset bliver vedvarende, og der ikke er tid til at restituere. Så kan kroppen og hovedet gå i en konstant alarmtilstand, og det kan på sigt give både fysiske og psykiske symptomer. Stress er derfor ikke det samme som travlhed. Man kan have meget at lave og trives med det, og man kan have lidt at lave og være presset, hvis opgaverne er uklare, eller hvis man ikke har indflydelse på sit arbejde.
Tegn på stress hos medarbejderne
Stress viser sig forskelligt fra person til person, og de første tegn er ofte små. Det er derfor vigtigt, at du kender dine medarbejdere og lægger mærke til forandringer, frem for at lede efter en fast liste af symptomer.
Ændringer i adfærd
Du kan opleve, at en ellers rolig medarbejder bliver irritabel, trækker sig fra fællesskabet eller får svært ved at tage beslutninger. Nogle begynder at lave flere fejl, glemmer aftaler eller har svært ved at koncentrere sig. Andre arbejder endnu mere og svarer på mails sent om aftenen.
Kroppens signaler
Fysiske tegn kan være træthed, hovedpine, søvnproblemer, spændinger i kroppen eller hyppigere sygdom. Hyppigt fravær, især korte og gentagne sygedage, kan også være et signal. Du skal ikke stille diagnoser. Din opgave er at se, at noget er anderledes, og tage en samtale om det.
Tegn på stress hos dig selv
Ejerledere er en udsat gruppe. Du har ansvaret for økonomien, kunderne og medarbejderne, og arbejdsdagen bliver ofte lang og uden faste grænser. Mange ledere opdager først selv, at de er pressede, når kroppen siger stop.
Vær opmærksom, hvis du sover dårligt, mister overblikket, føler dig konstant presset eller ikke længere kan glæde dig over noget. Hvis de tegn varer ved, så tal med din læge. Det er ikke at give op, men at tage ansvar for dig selv og for virksomheden, der er afhængig af dig.
Typiske årsager i mindre virksomheder
Stress har sjældent én enkelt årsag, men der er nogle mønstre, som går igen i mindre virksomheder. Én medarbejder har ofte flere roller, og hvis vedkommende er syg eller holder ferie, er der ingen, der kan overtage. Opgaverne kommer fra mange sider, og det er uklart, hvem der bestemmer, hvad der skal gå først.
Kunder kan også være en kilde til pres, især hvis de forventer svar og hjælp uden for arbejdstiden. Det samme gælder, hvis virksomheden er under økonomisk pres, eller der er usikkerhed om fremtiden. Her er det vigtigt, at du som leder er ærlig om situationen, uden at skræmme folk. Uvished er i sig selv en belastning, og klar information er ofte det billigste middel mod den.
Endelig kan konflikter og dårlig stemning på et lille kontor fylde meget. Når man ikke kan komme væk fra problemet, fordi man sidder ved siden af det hver dag, tærer det på kræfterne. Tag konflikter alvorligt, og tag fat i dem tidligt.
Arbejdsgiverens ansvar
Som arbejdsgiver har du pligt til at sørge for et sikkert og sundt arbejdsmiljø, og det gælder både det fysiske og det psykiske. Psykisk arbejdsmiljø handler blandt andet om arbejdsmængde, tempo, uklare opgaver, konflikter og mulighed for at få støtte og indflydelse på eget arbejde.
Arbejdstilsynet har regler og vejledninger om psykisk arbejdsmiljø, og det er dem, du skal bruge som udgangspunkt. Reglerne ændrer sig, og de gælder forskelligt afhængigt af virksomhedens størrelse og branche. Derfor bør du selv tjekke de aktuelle krav hos Arbejdstilsynet og ikke stole på, hvad du har hørt eller læst et andet sted. Er du i tvivl om, hvad det betyder for netop din virksomhed, kan du få rådgivning hos Arbejdstilsynet, din branchearbejdsgiverorganisation eller en advokat.
Husk, at ansvaret ikke forsvinder, fordi virksomheden er lille. Det kan faktisk være mere nødvendigt at have styr på det, fordi hver enkelt medarbejder betyder mere.
Forebyggelse: det handler om arbejdets indretning
Det er fristende at tro, at stress kan løses med en frugtkurv eller et kursus i mindfulness. Den slags kan være fint som supplement, men det rammer ikke det, der oftest ligger bag: måden arbejdet er organiseret på.
Spørg dig selv, om opgaverne er klare, og om medarbejderne ved, hvad der forventes. Er arbejdsmængden realistisk i forhold til tiden? Har folk indflydelse på, hvordan de løser deres opgaver? Er der en kultur, hvor man kan sige fra, før det er for sent? Svarene siger mere om risikoen for stress end nogen trivselsaktivitet.
Gør forventningerne tydelige
Uklare roller og skiftende prioriteter er en af de hurtigste veje til stress. Sig tydeligt, hvad der er vigtigst, og hvad der kan vente. Når alt er hastesag, bliver intet prioriteret.
Plan for spidsbelastninger
Mange virksomheder har perioder med højt tempo. Hvis du ved, hvornår de kommer, så planlæg efter dem. Det kan betyde at hente ekstra hænder ind, flytte frister eller sørge for, at der er ro bagefter. Det vigtigste er, at travlheden ikke bliver permanent.
Vær et eksempel
Hvis du selv sender mails klokken ti om aftenen, forstår medarbejderne det som en forventning, også selv om du ikke har sagt det. Vis, at det er i orden at holde fri, og at ferie er ferie.
Skab plads til at sige fra
Medarbejdere skal vide, at de kan sige, at noget er for meget, uden at det bliver brugt imod dem. Det kræver, at du reagerer roligt, når de gør det, og at du faktisk gør noget ved det. Hvis en tilbagemelding ikke fører til noget, holder folk op med at give den. Kig jævnligt på, om arbejdsfordelingen stadig giver mening, og tag temaet op på personalemøder, ikke kun når der er opstået et problem.
Sådan taler du med en medarbejder, der virker presset
Mange ledere venter for længe, fordi de er bange for at træde forkert. Det er bedre at spørge for tidligt end for sent. Tag en samtale på tomandshånd, et roligt sted, og start med det, du har lagt mærke til, uden at fortolke eller bebrejde.
Du kan sige: “Jeg har bemærket, at du har været mere stille de seneste uger, og jeg vil gerne høre, hvordan du har det.” Lyt derefter mere, end du taler. Spørg, hvad der fylder, og hvad der kunne gøre en forskel. Lov ikke mere, end du kan holde, men aftal et konkret næste skridt og følg op.
Husk, at oplysninger om en medarbejders helbred er følsomme. Behandl samtalen fortroligt, og tjek reglerne for, hvordan du må håndtere sådanne oplysninger.
Når en medarbejder bliver sygemeldt med stress
Hvis en medarbejder bliver sygemeldt, er kontakt vigtig. Hold en rolig og respektfuld dialog, og aftal sammen, hvordan I holder forbindelsen. Mange oplever det som en støtte at vide, at arbejdspladsen tænker på dem, men de skal ikke presses til at tale om arbejdet.
Når medarbejderen er på vej tilbage, så lav en plan for, hvordan vedkommende kommer godt i gang. Det kan være færre opgaver, fleksible timer eller en gradvis optrapning. Reglerne om sygefravær, opfølgning og refusion ændrer sig, så tjek de aktuelle regler hos kommunen, Arbejdstilsynet eller din rådgiver. Tal også med medarbejderen om, hvad der skal ændres, så problemet ikke opstår igen.
Sådan kommer du i gang
Du behøver ikke et stort program for at begynde. Start med en samtale i teamet om, hvad der fylder, og hvad der kunne gøre hverdagen lettere. Gennemgå opgaver og ansvar, så de er tydelige. Aftal, hvordan I siger til, når noget bliver for meget. Sæt tid af til opfølgning, så det ikke går i glemmebogen.
Tjek herefter de aktuelle krav til psykisk arbejdsmiljø hos Arbejdstilsynet, så du ved, hvad der gælder for din virksomhed. Små, jævnlige skridt er mere effektive end en stor indsats, der aldrig bliver fulgt op.
