De fleste ledere har en kalender fyldt med møder, men alligevel er der ofte ikke tid til at tale med den enkelte medarbejder om andet end det, der brænder på lige nu. Det kan lade sig gøre i en mindre virksomhed, hvor man sidder tæt. Men når der kommer flere medarbejdere, hjemmearbejdsdage og kunder, der ringer, bliver de løse snakke ved kaffemaskinen sjældnere og tilfældigere.
En fast 1:1-samtale er et enkelt værktøj mod det. Det er en aftalt samtale mellem dig og én medarbejder, hvor der er tid til at tale om arbejdet, trivslen og det, der ikke passer ind på et holdmøde. Her får du en praktisk gennemgang af, hvordan du gør det, så samtalerne bliver brugt til noget og ikke ender som endnu en kalenderaftale, der aflyses.
Hvorfor 1:1-samtaler er værd at prioritere
Medarbejdere fortæller sjældent om problemer, når de kun kan gøre det foran kollegerne eller mellem to opgaver. Det gælder både små praktiske forhindringer og de større ting: en kollega, der er svær at samarbejde med, en opgave, der føles uoverskuelig, eller en tanke om at søge nye veje. Hvis du først hører om det, når en medarbejder siger op, har du mistet muligheden for at gøre noget ved det.
Regelmæssige samtaler giver dig desuden et bedre grundlag for at lede. Du ser, hvem der har brug for flere opgaver, og hvem der er ved at brænde ud. Du opdager misforståelser tidligt, og du kan give feedback i små portioner i stedet for at gemme det til den årlige samtale. Den tillid, der opbygges over mange almindelige samtaler, er den samme tillid, du får brug for den dag, der skal siges noget svært.
Hvor ofte og hvor længe
Der findes ikke ét rigtigt interval, men tommelfingerreglen er, at rytmen skal kunne holdes. Mange ledere vælger en samtale hver anden uge eller en gang om måneden. Er du ejerleder med få medarbejdere, kan ugentlige samtaler være realistiske. Har du mange direkte medarbejdere, kan månedlige samtaler være det mest holdbare.
Længden afhænger af formålet. En halv time er ofte nok til at komme rundt om de vigtigste emner, og en time giver mere plads til de lidt dybere samtaler. Vigtigere end længden er, at tidspunktet ligger fast. Hvis du aflyser, hver gang der kommer en kunde i vejen, hører medarbejderen, at samtalen er det, man springer over først. Flyt hellere samtalen til en anden dag end at droppe den.
Gør samtalen til medarbejderens
En almindelig fejl er, at lederen bruger tiden på at få status på opgaver. Det kan du få på anden vis, for eksempel i et kort statusmøde eller i jeres sagsstyringsværktøj. 1:1-samtalen fungerer bedst, når medarbejderen selv sætter dagsordenen, og du primært er til stede for at lytte og hjælpe.
Det kræver, at medarbejderen ved, at det er sådan, du ser det. Sig det direkte ved den første samtale: “Det her er din tid. Du bestemmer, hvad vi taler om, og jeg har et par ting, jeg også gerne vil tage op.” Brug gerne et fælles dokument, hvor begge kan skrive emner ind inden samtalen. Så undgår du, at samtalen starter med en akavet pause, og I kan se, hvad I har aftalt tidligere.
En enkel struktur til samtalen
Du behøver ikke et stift skema, men en fast ramme gør det lettere at komme i gang og afslutte ordentligt.
Start med mennesket
Brug de første minutter på at høre, hvordan medarbejderen har det, og ikke kun hvordan det går med opgaverne. Et åbent spørgsmål som “Hvordan har ugen set ud for dig?” giver ofte mere end “Hvordan går det?”, som de fleste svarer “fint” på. Lad der være plads til, at svaret kan tage lidt tid.
Tag det, der fylder
Gå derefter til de emner, medarbejderen har bragt med. Det kan være en konkret opgave, et samarbejde eller et ønske om at lære noget nyt. Dine egne punkter kommer til sidst eller flettes ind, hvor de passer. Hvis du har feedback, så giv den konkret og med eksempler, og spørg, hvordan medarbejderen selv ser situationen.
Slut med aftaler
Afslut med at opsummere, hvad I er blevet enige om, og hvem der gør hvad. Skriv det ned i det fælles dokument. Når du næste gang starter med at kigge på aftalerne fra sidst, viser du, at samtalen fik konsekvenser.
Gode spørgsmål at stille
Spørgsmålene afgør, hvor åben samtalen bliver. Luk ikke for meget af med ja/nej-spørgsmål, og undgå at lægge svaret i munden på medarbejderen. Her er nogle, der ofte fungerer:
- Hvad har fyldt mest for dig i den seneste tid?
- Hvad går godt, og hvad vil du gerne have mere af?
- Er der noget, der bremser dig i dit arbejde, som jeg kan hjælpe med at fjerne?
- Hvad savner du af feedback eller information fra mig?
- Hvad vil du gerne blive bedre til det næste halve år?
Det sidste spørgsmål åbner for udvikling, og det kan du sagtens bruge som afsæt for at tale om opgaver, kurser eller ansvar. Stil dog ikke alle spørgsmålene hver gang. Vælg to eller tre, og lad samtalen finde sin egen retning.
Lyt mere, end du taler
Som leder er du vant til at have svar. I en 1:1-samtale er din vigtigste opgave at stille gode spørgsmål og lade medarbejderen tænke højt. Hvis du som tommelfingerregel taler mindre end halvdelen af tiden, er du på rette spor.
Lyt også efter det, der ikke bliver sagt. Hvis en medarbejder, der plejer at være snakkesalig, pludselig svarer kort, er det værd at lægge mærke til. Spørg nysgerrigt og uden at presse: “Jeg synes, du virker lidt anderledes i dag. Er der noget, du har lyst til at tale om?” Og accepter, hvis svaret er nej. Det vigtige er, at døren er åben.
Undgå at skynde dig at løse alt. Nogle gange har medarbejderen mest brug for at blive hørt. Spørg i stedet: “Vil du have, at jeg lytter, eller vil du have mit bud på en løsning?” Det er et lille spørgsmål, men det sparer mange misforståelser.
1:1-samtalen erstatter ikke den årlige samtale
Mange virksomheder har en årlig samtale om mål, løn og udvikling. En 1:1-samtale kan supplere den, men bør ikke erstatte den. De to samtaler har forskellige formål. Den årlige samtale ser tilbage og frem over et helt år, mens 1:1-samtalen handler om det løbende.
Brug heller ikke 1:1-samtalen til at samle op på alvorlige problemer, som kræver en formel proces. Hvis der er tale om gentagne problemer med arbejdsindsatsen, samarbejdsvanskeligheder eller forhold, der kan føre til en advarsel, skal det håndteres seriøst og dokumenteres. Overvej at søge rådgivning hos din arbejdsgiverforening, en advokat eller HR-rådgiver, så du følger de gældende regler. Dermed bevarer 1:1-samtalen sin karakter af et trygt rum, hvor medarbejderen tør være åben.
Typiske fejl, du kan undgå
Den mest almindelige fejl er at aflyse for ofte. Den næste er at lade samtalen blive til et statusmøde, hvor du taler og medarbejderen nikker. En tredje er at love noget og så ikke følge op. Hvis du lover at spørge direktøren om en ting eller at kigge på en arbejdsgang, så gør det, eller sig ærligt, hvorfor du ikke kunne.
Husk også, at medarbejdere er forskellige. En, der er ny i jobbet, har måske brug for flere og kortere samtaler. En erfaren medarbejder vil måske hellere tale om retning og ansvar. Og nogle har det mest naturligt at gå en tur sammen frem for at sidde på dit kontor. Spørg, hvad der fungerer for den enkelte, og tilpas formen.
Er I mest digitale, kan samtalen sagtens foregå over video. Pas på ikke at tjekke mails eller kigge på andre skærme undervejs. Medarbejderen mærker det med det samme.
Sådan kommer du i gang
Start småt. Vælg to eller tre medarbejdere, og book en første samtale af en halv times varighed. Fortæl, hvorfor du gør det, og hvad I skal bruge tiden til. Opret et fælles dokument til emner og aftaler, og læg de næste samtaler ind i kalenderen med det samme.
Efter nogle måneder kan du spørge medarbejderne, hvad der virker, og hvad du kan gøre anderledes. Justér derefter rytme og form. De bedste 1:1-samtaler er sjældent perfekte i starten, men de bliver bedre, når begge parter har prøvet det nogle gange og ved, hvad de kan bruge det til.
