For få år siden var hjemmearbejde en undtagelse, man aftalte fra sag til sag. I dag har mange danske virksomheder medarbejdere, der arbejder fra kontoret nogle dage og hjemmefra andre, og hvor kollegerne sjældent er samlet på samme tid. For lederen betyder det, at de vante metoder ikke altid virker. Du kan ikke længere regne med at opdage et problem ved at gå en runde, og du kan ikke se, hvem der sidder fastlåst med en opgave.
Et hybridt team kræver ikke en helt ny lederstil, men det kræver, at du er mere bevidst om det, der før skete af sig selv. Her får du en gennemgang af, hvordan du skaber struktur, bevarer tilliden og holder fast i fællesskabet, når holdet ikke altid sidder side om side.
Hvad er et hybridt team?
Et hybridt team er et team, hvor medarbejderne arbejder en del af tiden på virksomhedens adresse og en del af tiden et andet sted, typisk hjemme. Nogle teams har faste kontordage, andre lader medarbejderne vælge frit, og i nogle tilfælde bor medarbejdere så langt væk, at de kun kommer på kontoret en gang imellem.
Det afgørende er, at der findes to forskellige arbejdssituationer inden for samme team. Det stiller krav til, at ingen kommer til at stå udenfor. Den, der sidder hjemme, skal have de samme oplysninger og muligheder som den, der sidder på kontoret. Og omvendt skal den, der møder ind, ikke føle, at kontordagene mest er en udgift i transporttid uden en god grund.
Start med at aftale spillereglerne
Mange konflikter i hybride teams skyldes uklare forventninger. Hvornår skal man være tilgængelig? Hvor hurtigt skal man svare på en besked? Hvilke dage skal alle være på kontoret? Hvis du ikke svarer på det, svarer hver medarbejder for sig selv, og så opstår der hurtigt skæve oplevelser af, hvem der yder hvad.
Sæt dig derfor sammen med teamet og aftal et fælles sæt spilleregler. Lad medarbejderne være med til at formulere dem, så de føler ejerskab. De bør som minimum dække:
- hvilke dage eller anledninger der kræver fysisk fremmøde
- hvornår man forventes at være på arbejde og svare på henvendelser
- hvilke kanaler der bruges til hvad, for eksempel hurtige spørgsmål, vigtige beslutninger og aftaler med kunder
- hvordan I deler status, så alle kan følge med, uanset hvor de sidder
Skriv aftalerne ned, og tag dem op igen efter nogle måneder. Det er helt normalt, at de skal justeres.
Brug kontordagene til det, kontoret er godt til
Hvis kontordagene bare bliver dage, hvor alle sidder med hovedtelefoner og deltager i videomøder, mister de deres værdi. Et fysisk fremmøde bør have et formål, som du ikke let kan opnå på afstand. Det er typisk fælles arbejdsmøder, idéudvikling, introduktion af nye kolleger, svære samtaler og den uformelle sludder, som skaber relationer.
Planlæg derfor kontordagene med omtanke. Hvis det er muligt, så saml teamet på de samme dage, og læg de møder, der kræver samtale i rummet, på de dage. Fordel de opgaver, der kræver koncentration, på hjemmearbejdsdagene. Mange oplever, at de får mest fra hånden derhjemme, når de skal sidde i fordybelse, mens kontoret er bedst til samarbejde.
Led på resultater, ikke på tilstedeværelse
Det største ledelsesmæssige skift i et hybridt team er at give slip på tanken om, at synlighed er det samme som indsats. På kontoret kunne du se, hvem der var i gang. Hjemmefra kan du ikke, og at forsøge at kompensere med kontrol, for eksempel ved at kræve, at folk altid er logget ind, eller at de straks svarer på beskeder, skaber mistillid og stress.
Led i stedet på mål og resultater. Det kræver, at opgaverne er klart formuleret: Hvad skal leveres, hvornår, og hvilken kvalitet forventes? Når den enkelte ved, hvad der skal opnås, har du et reelt grundlag for at vurdere indsatsen. Det er også fair over for medarbejderne, fordi det ikke er den, der råber højest eller sidder længst, der får mest anerkendelse.
Tillid er ikke det samme som at slippe ansvaret. Du skal stadig følge op, men gør det via aftalte statuspunkter og samtaler, ikke ved at holde øje.
Hold fast i den løbende kontakt
I et hybridt team forsvinder de små kontaktpunkter: et hurtigt spørgsmål på gangen, en kommentar over frokosten, et blik der afslører, at nogen har en dårlig dag. Du må skabe nogle af dem bevidst.
Faste møder med et klart formål
Et kort ugentligt teammøde, hvor alle får overblik over prioriteringer, giver ro. Hold det kort, og send gerne en dagsorden i forvejen. Skal et møde både have kontor- og hjemmedeltagere, så sørg for, at alle kan høre og blive hørt. Det kræver ofte, at hver deltager sidder med sin egen skærm, også dem, der er til stede på kontoret, så ingen sidder på sidelinjen i et mødelokale.
Individuelle samtaler
Faste 1:1-samtaler er særligt vigtige, når du ikke ser medarbejderne dagligt. Her kan du fange tegn på ensomhed, stress eller manglende motivation, før det bliver et problem. Spørg direkte til, hvordan hybridopstillingen fungerer for den enkelte. Nogle trives med hjemmearbejde, mens andre savner kontakten.
Skriftlig kommunikation og fælles viden
Når kollegerne ikke sidder i samme rum, flytter viden sig langsommere, hvis den ikke bliver delt aktivt. Det, som før blev opsnappet ved at lytte med, skal nu stå et sted, hvor alle kan finde det.
Sørg derfor for, at beslutninger og aftaler bliver skrevet ned og gjort tilgængelige, helst på ét fælles sted. Det gør det også lettere for nye medarbejdere at finde rundt. Vær omhyggelig med at formulere dig tydeligt i skriftlige beskeder. Tonen går let tabt i en kort besked, og en afkortet sætning kan opfattes som irritation, selvom den var ment neutralt.
Pas samtidig på, at kommunikationen ikke eksploderer. Hvis alle skal holde øje med flere kanaler hele dagen, bliver det en belastning. Aftal, hvad der er hastesager, og hvad der kan vente til næste dag.
Skab fællesskab og undgå to klasser af medarbejdere
Et af de største risikoområder ved hybridt arbejde er, at der opstår en indre kreds og en ydre kreds. De, der er på kontoret oftest, får flere uformelle informationer, bliver set af ledelsen og kommer tættere på beslutningerne. De, der arbejder hjemmefra mere, risikerer at blive overset ved nye opgaver og ved udvikling.
Du kan modvirke det på flere måder. Hold øje med dine egne vaner: Hvem inviterer du til at deltage i de spændende opgaver, og hvem bliver glemt? Tag vigtige beslutninger i fora, hvor alle kan deltage, og ikke ved kaffemaskinen. Og sørg for, at de sociale aktiviteter ikke kun rammer dem, der er på kontoret en bestemt dag.
Fællesskabet behøver ikke koste meget. Det kan være en fælles frokost på kontordagene, et kvartalsvist arrangement for hele teamet eller en fast, kort start på ugen, hvor man deler noget andet end arbejde. Det vigtigste er, at det er ægte og ikke føles tvunget.
Arbejdsmiljø og praktiske forhold
Som arbejdsgiver har du også et ansvar for medarbejdernes arbejdsmiljø, når de arbejder hjemme. Reglerne om hjemmearbejdspladser og hvad du skal sørge for, afhænger af den konkrete situation og kan ændre sig. Tjek de aktuelle regler hos Arbejdstilsynet, og få eventuelt rådgivning, hvis du er i tvivl. Det gælder også spørgsmål om arbejdstid, udstyr og forsikring, hvor du kan have gavn af at tale med din arbejdsgiverforening, en advokat eller en revisor.
Få også udtrykt i en politik eller en aftale, hvad der gælder for hjemmearbejde i jeres virksomhed. Det forebygger misforståelser, og det giver medarbejderne tryghed.
Kort sagt
Hybride teams fungerer bedst, når du gør det, der før skete tilfældigt, til noget bevidst. Aftal spillereglerne sammen, brug kontordagene til samarbejde, led på resultater og ikke på synlighed, og sørg for, at ingen havner udenfor. Start med at tage en snak i teamet om, hvad der virker, og hvad der ikke gør. Det koster en times tid og er en billig investering i et velfungerende team.
