Første gang en kunde sender et spørgeskema om jeres klimaaftryk, arbejdsforhold og antikorruptionspolitik, kan det føles som en ekstra opgave oven i en travl hverdag. For mange mindre virksomheder kommer spørgsmålene uventet: Du leverer et produkt eller en ydelse, og pludselig vil kunden også vide, hvordan du driver forretning.
Bag spørgsmålene ligger forkortelsen ESG. Her får du en forklaring på, hvad den dækker, hvorfor de store kunder og bankerne spørger, og hvordan du kan svare ordentligt uden at bruge uforholdsmæssigt mange ressourcer.
Hvad står ESG for?
ESG er en samlet betegnelse for tre områder, som virksomheder i stigende grad vurderes på ud over økonomien. E står for miljø og klima (på engelsk environmental), S for sociale forhold (social), og G for virksomhedsledelse (governance). Tilsammen beskriver de, hvordan en virksomhed påvirker omverdenen, og hvordan den selv styres.
ESG er ikke en certificering eller et mærke, du kan købe. Det er en måde at ordne spørgsmålene på. Derfor kan det også se forskelligt ud fra kunde til kunde, og derfor kan det være svært at gennemskue, hvad der egentlig forventes af dig.
Miljø og klima
Her handler det om dit energiforbrug, dit forbrug af materialer, dit affald, transport og udledning af drivhusgasser. For en håndværker kan det være biler, værktøj og materialer. For en konsulentvirksomhed kan det være kontoret, rejser og IT-udstyr.
Sociale forhold
Dette område handler om mennesker: arbejdsmiljø, sygefravær, trivsel, ligebehandling, efteruddannelse og forholdene hos dine leverandører. Mange SMV’er klarer sig godt her i praksis uden at have dokumenteret det.
Virksomhedsledelse
Her ser man på, hvordan virksomheden styres: ansvarsfordeling, regnskabsførelse, skatteforhold, behandling af persondata, regler mod bestikkelse og hvordan medarbejdere kan sige fra over for ulovligheder.
Hvorfor spørger kunderne?
Hvis du leverer til en større virksomhed, en kommune eller en region, er du en del af deres leverandørkæde. Det betyder, at deres klimaaftryk delvist består af dit, og at deres omdømme påvirkes af, hvordan dine medarbejdere behandles. Stiller de krav til dig, er det ofte for selv at kunne dokumentere noget over for deres egne kunder, ejere eller myndigheder.
Der er flere grunde til, at spørgsmålene kommer nu. Nogle kunder skal selv rapportere om bæredygtighed og har brug for oplysninger fra jer. Andre har sat egne mål og vil vælge leverandører, der trækker i samme retning. Offentlige udbud kan indeholde krav eller give point for miljø og sociale forhold. Og banker og investorer ser i stigende grad på ESG-forhold, når de vurderer risiko.
Det er derfor ikke et spørgsmål om, hvorvidt du synes, emnet er vigtigt. Det kan blive en del af, om du får opgaven.
For en lille virksomhed kan det virke urimeligt, at en stor kunde stiller de samme spørgsmål til en to-mands-forretning som til en international koncern. Men kunden har sjældent tid til at sortere, og det er netop derfor, det betaler sig at have svarene klar i en enkel form, som du kan genbruge.
Hvad siger lovgivningen?
Der findes EU-regler om virksomheders rapportering om bæredygtighed, herunder direktivet, der kaldes CSRD. Det er rettet mod bestemte virksomheder, og kravene afhænger blandt andet af størrelse og type. Mange små og mellemstore virksomheder er ikke direkte omfattet, men kan blive berørt indirekte, hvis de leverer til en virksomhed, der er.
Reglerne er blevet ændret og diskuteret flere gange, og de kan blive justeret igen. Derfor er det ikke klogt at gå ud fra, hvad en kollega eller en artikel (også denne) siger om, hvem der skal hvad og hvornår. Tjek, hvad der gælder for netop din virksomhed, hos Erhvervsstyrelsen eller hos din revisor. Spørg også dine største kunder, om de forventer, at du leverer data til deres rapportering, og i givet fald hvilke og i hvilket format.
Hvad spørger kunderne typisk om?
Spørgeskemaer er forskellige, men går ofte igen i de samme emner. Hvis du har styr på disse, er du langt:
- Hvilket energiforbrug og hvilke brændstoffer bruger virksomheden, og har I mål for at nedbringe dem?
- Har I en politik eller faste retningslinjer for arbejdsmiljø, ligebehandling og ansættelsesvilkår?
- Hvordan sikrer I, at jeres leverandører overholder love og regler?
- Hvordan håndterer I persondata og informationssikkerhed?
- Har I regler mod bestikkelse og korruption, og kan medarbejdere indberette bekymringer?
Du behøver ikke have fine politikker på alle områder. Det vigtigste er, at du kan svare ærligt på, hvad du gør, og hvad du endnu ikke har.
Husk, at et ærligt “det har vi ikke endnu, men vi arbejder på det” ofte er bedre end et fyldigt svar, der ikke kan dokumenteres. Mange kunder er mere interesseret i, om du har gjort dig tanker om området, og om du er på vej et sted hen, end i om du allerede har alle svar.
Sådan får du overblik uden at bruge måneder
Begynd med at samle det, du allerede har. Mange virksomheder har mere liggende end forventet: elregninger, brændstofkøb, personalehåndbog, arbejdspladsvurdering, persondatapolitik og aftaler med leverandører. Det er råmaterialet til dine svar.
Vælg derefter de to eller tre områder, der betyder mest for din branche og dine kunder. En produktionsvirksomhed har brug for at kigge på energi, materialer og affald. En serviceforretning med mange medarbejdere skal måske tidligere se på arbejdsmiljø og trivsel. Det er helt i orden at tage det trin for trin, og kunderne forventer sjældent, at en lille virksomhed kan alt fra dag ét.
Gem dokumenterne samlet et sted, så du hurtigt kan finde dem frem. En enkelt mappe med de vigtigste politikker, tal og aftaler gør det væsentligt nemmere at udfylde næste spørgeskema, og du undgår, at forskellige medarbejdere giver forskellige svar på det samme spørgsmål.
Udpeg også en person, der har ansvaret for at besvare henvendelser. Så bliver svarene ensartede, og du undgår at begynde forfra hver gang.
Undgå at love mere, end du kan stå inde for
Når man først begynder at tale om bæredygtighed, er det fristende at skrive pæne formuleringer på hjemmesiden. Her bør du passe på. Markedsføringsloven og forbrugerreglerne stiller krav til, at udsagn om miljø og klima kan dokumenteres, og vildledende påstande kan få konsekvenser. Tjek de aktuelle regler og vejledninger hos Forbrugerombudsmanden, eller spørg en advokat, hvis du er i tvivl.
Skriv hellere, hvad du faktisk har gjort, og hvad du kan dokumentere. Et udsagn om, at I har skiftet belysningen på lageret til energibesparende pærer, er mere troværdigt end en generel påstand om, at I er en grøn virksomhed. Det er mere troværdigt, og det kan efterprøves. Og vær åben om, hvad du ikke har løst endnu. Det opfattes oftere som ærligt end som svagt.
ESG som en del af den almindelige drift
De virksomheder, der får mest ud af ESG, behandler det ikke som et særskilt projekt. De lægger spørgsmålene ind i de beslutninger, der alligevel skal træffes: Hvad koster det at holde energiforbruget nede? Hvordan får vi gode medarbejdere til at blive? Hvem er vores leverandører, og hvad ved vi om dem?
Der kan være reelle gevinster. Lavere energiforbrug sparer penge, godt arbejdsmiljø kan give lavere fravær og nemmere rekruttering, og ordentlig styring gør dig mindre sårbar. Samtidig står du stærkere, når en ny kunde bringer et spørgeskema med.
Kort sagt
ESG handler om miljø, sociale forhold og ledelse, og spørgsmålene kommer, fordi store kunder, banker og myndigheder har brug for oplysninger fra deres leverandører. Du behøver ikke være perfekt, men du skal kunne svare ærligt og konkret.
Start med at samle de oplysninger, du allerede har, og vælg de områder, der betyder mest for din virksomhed. Tjek hos Erhvervsstyrelsen eller din revisor, hvilke lovkrav der gælder for jer, og tal med dine største kunder om, hvad de forventer. Så er du bedre forberedt, næste gang spørgsmålene lander i indbakken.
